Как организовать ИТ конференцию в региональном городе. Практические кейсы из Солигорска, по мотивам 2-х прошлых конференций Solit

17 января 2013, 15:07

Друзья, надеюсь, что эта статья вдохновит Вас на проведений мероприятий, и не только IT направленностей, в региональных городах Беларуси, там, где это может быть даже более востребовано, чем в столице, где плотность мероприятий близка к насыщению. Будьте открытыми вашим идеями, верьте в себя и у вас всё получится! 

На примере конференции Solit мы рассказали о том, как создать успешную конференцию в регионе.

Это большое счастье, работать вместе с единомышленниками

Обязательным условием является искренность. Иначе люди не поедут в регион, в ваш город. Люди должны почувствовать, что вы делаете это от чистого сердца, что есть определённая внутренняя идея за событием, что вы верите в то, что делаете. В нашем случае, организатор конференции участвовал во многих других ивентах, был знаком с людьми, которые живут IT тусовкой Минска, и было определённая репутация, которая очень помогла, так как в первый раз докладчики ехали по личному приглашению организатора, чтобы поддержать его начинание.

Нужно быть большим оптимистом, чтобы делать что-то подобное в регионе. Это будет большая проверка для вас, вашего терпения и способности не сворачивать с задуманного пути. К примеру, во время организации первой конференции мне поступали даже анонимные угрозы и оскорбления (!), мол, зачем ты приехал в Солигорск, и зачем ты что-то делаешь. Когда я вычислил телефон недоброжелателя, и позвонил ему, то пыл подостыл, и после этого подобное не повторялось.

Уникальность Вашей идеи. Мы выбрали из различных побуждений название конференции, как “Первая в Беларуси Региональная IT Конференция”. Это достаточно провокационное название. И, возможно, что кому-то оно не понравилось. Но оно отлично выполняет свою функцию, людям, особенно докладчикам из-за рубежа, приятно ехать на конференцию, которая первая в Беларуси. Уникальность конференции также в том, что мы предлагаем настоящий отдых за пределами Минска, возможность общения с IT тусовкой далеко от проблем и будничной жизни, и культурная программа это только подчёркивает. 

Первое время вы должны быть готовы идти на жертвы. Времени. Материальных ресурсов. Но поверьте, подобные мероприятия оправдываются, хотя бы огромным, ни с чем несравнимым опытом, который вы получаете. Вы переходите через этот Рубикон, и вам ничего не остаётся, как организовать отличное мероприятия.  Большое количество времени пришлось затратить, чтобы добиться разрешения повесить рекламу конференции на дверях местных заведений, универмага и ресторана. Но когда вы сделали это в первый раз, то далее вас уже знают, вам доверяют, и вам идут навстречу. Второй, и следующий годы вы уже знакомы с директорами заведений, вас помнят, и разрешают повесить рекламу.

Берегите репутацию. Думайте о следующем году. Завершайте и финализируйте всё нормально. Заводите действительно длительные отношения с людьми, которые принимают решения. Если вам станут доверять, то вам будет обеспечен зелёный свет. Хотя случаются и интересности. В том году дирекция одного местного среднего учебного заведения отказалась даже пообщаться с организаторами, притом что нам официально помогает отдел образования. Для нас остаётся загадкой реакцию этого учебного заведения, в этом году мы уже не будем пытаться с ними связаться.

Отсюда правило - в так важные для вас закрытые двери лучше не стучаться, а лучше найти другие идеи, и их реализовать. В том году после того, как мы долго стучались и просили, для конференции повесили растяжку на главной улице города. Сейчас очевидно, что она не сыграла главной, важной роли в привлечении посетителей, и больше была статусным атрибутом. Сейчас мы не будет заниматься организацией этого, но лучше предложим гостям спуск в шахту, что несёт определённую ценность, как знакомство посетителей с городом Солигорском.

Обязательно познакомьтесь, и привлеките локальные группы влияния. На конференциях обоих годов мы собирали игрушки и одежду для детского приюта, организовывали фотовыставку, занятия по йоге, лекцию по английскому языку, а также привлекали неординарных людей на мэшпит, и всё это - благодаря группам влияния, практически всегда неформальным. Не стройте запретов, секретов, будьте открытыми, и предлагайте людям участие. От этого обогатятся все!

Не удивляйтесь помощи, которую вы не ждали. Будьте к этому готовы. Откройте свои мечтания миру, попросите о помощи внутри себя. И вы точно её получите. Нам предлагали новые форматы, помощь в подселение и подвозе участников, волонтёрскую помощь, чего только не предлагали, и реально нам помогали.

Конференция обязательно должна нести определённые идеи. И у вас обязательно должны быть идейные друзья. В нашем случае, идеями являются открытость, развитие IT в регионах, открытие для людей новых возможностей, и поэтому, нашими друзьями являются сообщество meetup.by, другие тусовки, в которых есть те же ценности. Это большое счастье, работать вместе с единомышленниками.

Не бойтесь иметь свой собственный облик. В нашем случае, мы выбрали идеей сайт конференции постоянно обновляющийся блог, где мы делимся проблемами, идеями с читателями. От этого люди чувствуют искренность, открытость, и вовлекаются в происходящее. Конференция для них, как реалити-шоу. Ну и для нас тоже.

Огромное значения имеет интернет. Во что бы то ни стало добейтесь его хорошего качества. Предусмотрите запасные варианты. В этом году мы не успели провести оптоволокно к школе, но мы на пол-пути. Приходиться для трансляции видео вести дополнительные каналы, и так каждый раз, но это того стоит. В этом году на конференции будет 3 потока трансляции, для каждого - свой канал, 4 wifi сети от разных byfly аккаунтов. Хочу очень рекомендовать и поблагодарить специалистов beltelekom-а, которые занимаются конференцией. Это действительно профессионалы своего дела. Мы сделали также приложение на Android, наполнили его хорошим функционалом, развесили qr-коды.

На своём опыте хочу заявить, что не всё плохо с чиновниками Беларуси. Они готовы сотрудничать. Да, есть свои моменты. Да, не всегда вас поддержат сразу. К примеру, в одном из отделов райисполкома в ответ на просьбу помогать мы услышали резкий вопрос “А что именно вам нужно?” Мол, не знают, что нужно, а приходят. Но как мы можем просить конкретики. Мы рады в целом, любой помощи и инициативе. В других же отделах нам повезло больше. Конечно, самое главное - это чтобы чиновники не мешали. Чтобы это происходило, у вас должна быть чистая, хорошая репутация, и нужно соблюдать субординацию. Идите от уровня к уровню, и вы выйдете на верхний уровень. Если на нём вы получите поддержку, то все остальные вопросы будет решать очень легко. Будьте терпеливы, рассказывая чиновникам про IT. Будьте благожелательны. Очень часто многие, нося внутри негатив к этой социальной группе, провоцируют последних на негатив.

Будьте благодарны любому вкладу в конференцию, с любой стороны. Поверьте, это так много - в провинции, в регионе, что-то сделать бескорыстно для кого-то. Радуйтесь минимальной спонсоркой или партнёрской помощи. Радуйтесь, когда вам что-то предлагают. Это уже огромное достижения для местных людей. Ваша задача - создавать движение, ворошить пролежни, и любое внешне действие для вас - огромная ценность.

Вопрос помещения для мероприятия ключевой. Мы выбрали стратегию постоянства. Не раз нам предлагали переезжать в более презентабельные залы. Но отношения, которые выстроено со средней школой номер 11, и то, что они дают во время конференции, важнее залов. Доверие со стороны руководителя позволяет реализовывать нам любые идеи, конечно, при этом ответственность организаторов огромная. Будьте готовы и рады погашать любой ущерб со стороны гостей.

Безопасность ваших гостей. Всегда на конференцию вечером мы приглашаем сотрудника милиции. Это делает директор школы, в рабочем порядке, и мы чувствуем себя защищёнными от недоразумений с представителями местной нерабочей молодёжи.

”Первая в Беларуси Региональная IT-конференция Solit” пройдёт 26-27 января 2013 года в Солигорске. Профессионалы из Минска, Солигорска и других региональных городов Беларуси уже в третий раз соберутся вместе, чтобы устроить настоящий IT праздник, полный творчества, общения и расширения горизонтов! Кроме получения приятных эмоций и неформальной атмосферы, программисты и другие IT специалисты соберутся, что обменяться опытом, обсудить новинки в разработке и IT индустрии, расширить кругозор и просто хорошо провести время.


Solit уже в третий раз обещает стать настоящим праздником для программистов. Организаторы считают, что первые два обещания были выполнены! По результатам опросов посетителей конференции Solit является одной из самых душевных, домашних, тёплых и непосредственных IT конференций в Беларуси. Конференция Solit очень рада вновь принять Вас в гостеприимном городе Солигорске. Мы сделаем всё возможное, чтобы ваше посещение было продуктивным и жизнеутверждающим!

Обсуждение