Почему компании размещают 1С в облаке?

19 февраля 2019, 11:39

Бухгалтерия и налоговый учет — обязательные составляющие деятельности любой компании, как только сведения о ней внесены в ЕГРЮЛ. Каким образом будут вестись эти учеты — не имеет значения. Можно вручную заполнять оборотно-сальдовые ведомости или использовать специальное программное обеспечение на рабочем ПК. Или разместить базу данных в облаке провайдера. Способ выбирает руководитель бизнеса, а обязанность определена законодательством.  

Контролирующие органы следят, чтобы все факты хозяйственной деятельности компании отражались в бухучете с соблюдением действующих государственных законов, а ФНС в обозначенные сроки получала необходимые отчеты и декларации. Технические аспекты этого процесса ложатся на плечи налогоплательщика.

Ручное заполнение ведомостей и журналов уже никто не использует — ему на смену пришли программные продукты, с которыми можно работать на любом ПК или ноутбуке. Вот только обслуживание этих программ сложнее, чем установка Word, — необходимо регулярное обновление, а для обеспечения приемлемой скорости работы требуется производительный сервер с большим объемом оперативной памяти. В итоге первоначальные инвестиции в бухгалтерию могут превысить 100 тысяч рублей, что для начинающего бизнесмена может стать непредвиденной неожиданностью.

Можно поискать в интернете бесплатные программы. Но следует понимать, что сохранность данных, соответствие действующей нормативной документации, а также стабильность работы с ними никто не гарантирует. Поэтому подавляющее большинство руководителей бизнеса выбирают проверенное решение — платформу 1С.

Компания «1С» на протяжении многих лет специализируется на создании программного обеспечения бухгалтерского учета (бухгалтерия, склад, предприятие, управление кадрами и другие). Она создала оптимальное решение, которое удовлетворяет потребности компании любого уровня. Программные комплексы от 1С заслужили спорную репутацию пользователей: все соглашаются, что работать с системой удобно и она решает весь спектр задач, но ее «движок» очень требователен к вычислительным ресурсам и требует производительного сервера. Развитие облачных технологий позволило решить данную проблему: размещение 1С в облаке избавляет владельца бизнеса от покупки дорогостоящего оборудования, снимает ответственность за своевременное обновление, защищает данные от случайного удаления или выхода из строя дисков, а также позволяет работать с базой из любой точки мира через интернет.

Преимуществ много, но есть и недостатки. Вот главные особенности размещения 1С в облаке.

Преимущества 1С в облаке для руководителя

Руководитель компании — это мозг, который отвечает за все бизнес-процессы: чем они лучше, стабильнее и дешевле работают, тем больше времени и сил для развития бизнеса. Перенос 1С в облако провайдера дает несколько очень веских преимуществ, ради которых все больше бизнесменов выбирают именно такое решение.

  1. Минимизация капитальных затрат на оборудование и программное обеспечение. Помимо первоначальных больших вложений, потребуются дополнительные средства. Через некоторое время работы компании текущей производительности оборудования может стать недостаточно, а число пользователей, имеющих право работать с 1С, ограничено комплектом из «коробки» — необходима модернизация сервера и покупка новых лицензий. Работая с 1С в облаке, производительность виртуального сервера и число лицензий можно настраивать из панели управления, а платить по факту потребляемых ресурсов.
  2. Сокращение расходов на оплату услуг ИТ-специалистов. Обслуживанием оборудования, обновлением 1С, резервным копированием и другими техническими задачами занимаются инженеры облачного провайдера. Следовательно, нет необходимости иметь в штате дополнительных специалистов или нанимать на аутсорсинг. Необходимо лишь произвести первичную настройку подключения ПК к 1С в облаке.
  3. Отсутствие вероятности физической порчи данных. Вся важная информация хранится на сервере облачного провайдера в надежном дата-центре, который защищен от отключения электричества, перегрева и доступа третьих лиц.
  4. Автоматизированное резервное копирование. Для платформы 1С и рабочих баз данных ежедневно создаются резервные копии. Невозможно случайно или умышленно удалить наработки многих лет, доступ к резервному копированию есть только у определенного круга лиц. «Обиженный» сотрудник при увольнении не сможет нанести ущерб компании, стерев корпоративную информацию.
  5. Единая база для всех отделов, подразделений и филиалов. Управлять распределенной компанией удобнее, имея одну точку накопления реальных данных, а не получая «сфабрикованные» отчеты из разнородных систем.
  6. Каждый пользователь имеет доступ только к тем данным, с которыми ему необходимо работать. Политики безопасности и обязательная двухуровневая аутентификация защищают данные в облаке от несанкционированного доступа.
  7. Легкая миграция в облако или возврат к локальной работе. Специалисты облачного провайдера помогут выполнить миграцию уже существующих баз 1С на виртуальный сервер. Использование в облаке платформы 1С, аналогичной локальной, позволяет в случае необходимости перенести базу обратно на локальный сервер.

Преимущества 1С в облаке для сотрудников бухгалтерии

  • Версия 1С в облаке всегда самая актуальная. Не надо переживать, что отчет будет составлен на старом бланке, и ждать специалиста по 1С, который все актуализирует. За обновлением 1С в облаке следит круглосуточная техническая поддержка провайдера.
  • Дополнительные ресурсы по требованию. Если увеличивающийся объем базы данных приближается к предельному размеру диска, нет необходимости создавать архивы и переносить часть информации на внешние диски — достаточно в панели управления виртуальной машиной увеличить размер диска и продолжить работу.
  • Работа через интернет с любого устройства. Бухгалтер или другой сотрудник с правами доступа, могут подключиться к базе 1С в командировке, отпуске или из дома. Достаточно иметь доступ к сети Интернет.
  1. Работа в облаке с любым продуктом или конфигурацией 1С. Работа с 1С в облаке не ограничена стандартными продуктами. Вы можете самостоятельно или с помощью специалистов облачного провайдера доработать базовые конфигурации под свои задачи или перенести уже имеющиеся наработки.

Недостатки работы в облаке

Главные страхи как руководителей компании, так и специалистов, — это потеря доступа к базе в любую минуту, а также несанкционированный доступ к конфиденциальной информации лиц, случайно получивших пароль. Также опасение вызывает возможность отключения интернета. Причем на стороне облачного провайдера линии связи дублируются, а вот в офисе это может привести к полной остановке работы.

Еще одно серьезное опасение директоров связано с размещением данных на стороннем ресурсе. Когда корпоративные сведения лежат на сервере в собственном помещении, создается ощущение их безопасного хранения. А в случае облачной 1С работники провайдера «могут» их получить, изменить или передать третьим лицам, например контролирующим структурам.

Эти опасения имеют право на существование, но связаны они в первую очередь с плохим понимание принципов работы современных облачных услуг или опытом взаимодействия с недобросовестным провайдером.  

Тщательно изучив договор на обслуживание и подписав его только с проверенной компанией, которая не один год работает на рынке облачных услуг, имеет крупных постоянных клиентов и заслуженную положительную репутацию, можно избежать всех перечисленных проблем и страхов. Тогда останутся лишь преимущества и безграничные возможности использования 1С из облака провайдера.

Обсуждение