Итак, в первой части статьи мы поговорили про постановку целей, планирование и приоритизацию. В этой части, как и дороваривались, предложим несколько способов реализации и контроля достижения целей. То есть, проще говоря, приведем некоторые методики тайм менеджмента, такие как Pomodoro Technique, agile подход, хронометраж, делегирование, а так же вспомним несколько золотых правил, позволяющих существенно экономить время. Начнем с одной из самых известных — так называемой «техники помидора» или Pomodoro Technique. Без сомнения, все сталкиваются с ситуациями (особенно на работе), когда попытки сделать какое-то важное дело, требующее концентрации внимания на нем, постоянно прерываются кем-то, кому нужно срочно спросить вашего мнения, уточнить что-то или просто пообщаться. Не говоря уже про отвлекающие внимание сообщения в скайпе и нотификации из соц сетей и аутлука! :) Казалось бы, мелочь, просто кликнули на нотификацию и глянули, а что же там написал на стене фэйсбука очередной друг — и вот, спустя пять минут, ловите себя на мысли, что находитесь на каком-то непонятном сайте, с какой-то, не имеющей к вам никакого отношения, инфой, и даже не помните, как туда попали! А у вас же было важное дело, и вы его не доделали! И вот вы, в очередной раз, возвращаетесь к этому делу, тратите время на то, чтобы вникнуть в него… и снова отвлекаетесь на что-то срочное, но не важное. И да, в скайпе можно поставить статус «не доступен», но — что неимоверно нервирует — все, почему-то думают, что этот статус означает, что вы недоступны для кого-то другого, но не для них :)) Вот подобные (но не связанные с компьютерами, скорее всего), проблемы и испытывал в 1980 годы один итальянский студент. По крайней мере, так гласит история. Якобы, этот самый студент, имя которого, кстати, известно, пытался сдать очередную сессию в университете. И он никак не мог сосредоточиться на учебе, ибо постоянно приходилось делать какую-то кучу дополнительных дел. И тогда, глядя на таймер в форме помидора, стоящий у него на кухне, он решил, что будет назначать себе время, в которое он будет заниматься исключительно подготовкой к экзамену и не будет ни на что другое отвлекаться. Такие кусочки времени в последствие были названы «помидорами», от соответствующего итальянского слова. Мы будем называть их сессиями, для простоты. Техника заключается в том, что вы работаете сессионно, каждая сессия предназначена для выполнения одной (и только одной!!!) конкретной задачи. Сессии могут быть короткими (до 30 минут), средними (до 60) и длинными (до 90). Но рекоммендуется ограничиваться 25 минутами. После каждой сессии обязательно нужно отдыхать 5- 10 минут. Эта техника позволяет сосредотачиваться на конкретном занятии, не тратить время на «включение» в одну и ту же работу несколько раз. Это значительно повышает эффективность и снижает время, которое вы тратите на выполнение задачи. Все замечали, что больше всего времени уходит на процесс «втягивания» в работу над задачей. Нужно сосредоточиться, направить мысли в нужную сторону, вспомнить все, что вы делали до этого. Когда вы уже втянулись, вы работаете быстрее, производительность выше. Если в этот момент прерваться даже на минуту, вам придется начинать процесс «втягивания» заново, при этом производительность снова будет ниже, чем когда вы уже «в задаче с головой». Несколько практических советов для тех, кто хочет пропробовать технику на работе. Во-первых, договоритесь с коллегами об условных обозначениях. Например, купите красный флажок и ставьте его на стол, когда вы в сессии. Пусть для коллег этот флажок всегда является знаком того, что к вам сейчас ни в коем случае нельзя обращаться. Только позаботьтесь о том, чтобы правило не имело исключений, иначе техника не будет работать: все будут постоянно думать, что их вопрос попадет под исключительный случай (вспомните статус «не беспокоить» в скайпе)! Еще один совет: выключайте абсолютно все средства связи, когда работаете в сессии. Скайп (ВЫКЛЮЧИТЬ, а не ставить в состояние «не беспокоить»), броузеры, аутлук, телефон. Просто избавьте себя от различного рода искушений :). Я слышала, что есть программы, которые позволяют все это делать автоматически, но не смогла найти их в бесплатном доступе. Следующая очень простая методика основана на agile подходе. Я не стану подробно ее описывать, посколько про agile столько всего пишут и говорят, что каждый сможет, при желании, найти и почитать статьи по данной теме. К тому же, большинство из вас, я уверена, сталкивались с agile методологиями при работе с проектами. Суть методики проста. Ваши собственные цели и задачи стоит рассматривать как user stories для проекта. И процесс выполнения ваших задач соответствует процессу выполнения задач для проекта. Тайм-менедмент, в таком случае, превращается в забавную игру с передвижением карточек на «доске», с ведением бэклога и тому подобными фишками agile методологий :). Можно сразу попробовать применять Kanban с ограничением количества задач, находящихся на стадии выполнения в единицу времени — на мой личный взгляд, это самый занятный способ ведения своих дел. Следующая методика тайм-менеджмента позволяет выявлять и избавляться от вещей, которые съедают ваше время. Применять ее можно тогда, когда вы постоянно что-то не успеваете сделать, из ранее запланированного, и не понимаете, почему. Используйте простой хронометраж — записывайте, что вы делаете в течение дня и сколько времени на это тратите. Потом анализируйте и корректируйте свое поведение. Может, окажется, что ваше время съедают телефонные разговоры, может — сидение в Одноклассниках. А может быть что-то еще — например, простаивание в пробках каждый вечер (тогда вы сможете откорректировать время вашего возвращения домой так, чтобы избегать простоя). Теория тайм-менеджмента также учит делегированию, как одному из способов освобождать свое время для более важных и требующих непременного вашего участия дел. Делегирование — это всегда сложно. Нам постоянно кажется, что, как только мы поручим какую-то задачу другому, даже очень близкому человеку, он непременно все испортит или сделает хуже, чем мы сами :). Для борьбы с подобными комплексами можно попробовать выбирать задачи, неидеальное, с вашей точки зрения, выполнение которых не окажет существенного влияния на вашу жизнь и работу в целом. То есть это задачи с более низким приоритетом, или задачи, которые вам вообще неинтересны. Делегировать можно даже не являясь менеджером. Можно договариваться с коллегами, с менеджерами. Можно делегировать обязанности внутри собственной семьи. Следующая методика — выполнять дела, основываясь на степени их сложности и нестандартности. Некоторые предпочтут сделать сначала те, которые явно простые и не требуют творческого подхода к решению. А потом, на волне хорошего настроения и вдохновения, приступают к сложным делам и успешно их выполняют. А некоторых напрягают висящие в «to do» листе сложные комплексные задачи, поэтому они сначала усаживают себя за них, а потом уже делают все остальные. Оба подхода имеют право на существование, и выбор одного из них зависит исключительно от характера человека. В тайм менеджменте есть несколько очень простых правил, выполняя которые вы значительно поможете себе беречь время. Правило двух минут: никогда не откладывайте на потом дела, решение которых займет у вас менее 2 минут. Делайте такие задачи сразу, как только они поступают Правило одного года: если вы чем-то не пользуетесь в течение одного года, если вы до чего-то все никак не можете добраться в течение одного года — выбросьте эту вещь или идею, они вам на самом деле не нужны. Правило планирования: никогда не планируйте время «впритык»! Всегда оставляйте небольшие заделы, на всякий случай. Всегда есть непредвиденные обстоятельства, которые могут вам помешать. Правило параллельности: никаких параллельных дел! В каждый момент времени человек должен выполнять какую-то одну задачу. Ну и на закуску, расскажу о ставшей ныне модной DISC модели. На самом деле, кажется, что к тайм менеджменту она не имеет никакого отношения. Однако, это не совсем так. Коль уж мы говорим о личной эффективности, то начать стоит с определения собственных сильных и слабых сторон в разрезе отношения к жизни и к работе в целом. DISC — это, с одной стороны, еще одна классификация людей по типажам на основании определенных правил. С другой стороны, эта теория привязана непосредственно к эффективности человека в тех или иных сферах деятельности. Она позволяет понимать, какую работу тот или иной человек будет выполнять эффективнее, чем другие, а какую ему лучше не поручать (или, какую работы вы лучше всего можете выполнять сами, а какую стоит делегировать сразу же). DISC (dominance- influence- conscientiousness- steadiness) условно делит людей на 4 категории — D, I,S и C соответственно. Понятно, что, как обычно, редко встречаются люди с ярко выраженной принадлежностью к одной из них. Чаще встречаются пограничные значения. Я не буду подробно описывать саму модель — это не является целью данной статьи. Хочу заметить, что каждому из типов модель предлагает свои советы, которые помогут им достигать большей эффективности. Большой тест на определение своего типа и подробное описание типов модели DISC можно найти на форуме сообщества belqa.by (сорри, но все открыто только для зарегистированных пользователей по причине того, что такой полный тест в сети найти нереально, а в русском варианте его совсем не существует; тест, в большей части, переведен на русский с английского для сообщества, и нам бы не хотелось, чтобы он попадал в публичный доступ). Постараюсь как-нибудь полностью перевести описание модели и разместить его в блоге. Итак, подведем итог. Классическая теория тайм-менеджмента обещает, что ваша жизнь станет легче, а производительность труда выше, если вы будете следовать несложным правилам: ставить перед собой конкретные, измеримые цели, записывать их, приоритизировать и выполнять в соответствии со степенью важности и срочности, а так же контролировать процесс достижения целей. Для того, чтобы работа на каждом из этапов была интереснее и рациональнее, придумано множество различных методик и правил, некоторые из которых мы рассмотрели. Так что, если вы еще не знакомы с теорией тайм-менеджмента, то, вероятно, у вас появился еще один вариант для вложеня своего времени — чтение книг по тайм-менеджменту ;) Человек наиболее эффективен и продуктивен тогда, когда ему хорошо и комфортно, когда его ничто не напрягает, когда у него есть вдохновение заниматься тем, чем он занимается. Каким образом он создает для себя такие условия — не принципиально. Не стоит примерять на себя роли, которые заведомо вам не подходят, только потому, что считается, что они чем-то лучше или правильнее. В комментариях к предыдущей части статьи была указана линка на статью, которая потдверждает эту мысль — есть люди рациональные, а есть иррациональные. Последним, порой, лучше забыть про планирование, самоконтроль и прочие «правильные» принципы, и жить так, как хочется. Рационалисты, традиционно, будут доказывать, что те, кто не умеет жить по правилам, не добиваются успеха. Однако история знает немало примеров, доказывающих несостоятельность подобных парадигм.
Время — деньги. 5 курсов по тайм-менеджменту
Время — деньги. 5 курсов по тайм-менеджменту
Релоцировались? Теперь вы можете комментировать без верификации аккаунта.