Юрликбез айтишника. Какие документы оформлять при найме сотрудников

29 июля 2016, 09:00

Выстроенная и понятная схема найма работников экономит как время нанимателя, так и время соискателя. И, конечно, позволит вам избежать нарушений трудового законодательства. Этому и посвящено продолжение совместного проекта dev.by и юридической компании Revera.

Читать далее

Рисунок: Varia, специально для dev.by.

Вопросы найма сотрудников в Беларуси регулируются прежде всего Трудовым кодексом. При приёме на работу сотрудника юрлицам и ИП необходимо обращать внимание на закреплённые в законодательстве требования о предоставлении необходимой информации и документах. Рассмотрим подробнее процедуру трудоустройства.

ИП Юрлица

Могут нанимать не больше трёх физлиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам

Могут нанимать неограниченное число работников как по трудовым, так и по гражданско-правовым договорам.*

*Юрлицам, применяющим либо желающим применять упрощённую систему налогообложения (УСН), нужно учитывать ограничения по средней численности работников (не более 100 человек), в том числе для ведения упрощённого учёта (в книге учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей) при применении УСН (не более 15 человек).
 

При приёме на работу наниматель (как ИП, так и юрлицо) должен запросить у работника следующие документы:

1. документ, удостоверяющий личность;

  • паспорт;
  • вид на жительство в Республике Беларусь;
  • удостоверение беженца.

2. документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

3. трудовую книжку;

за исключением:

  • лиц, впервые поступающих на работу;
  • лиц, работающих по совместительству.

4. документ о получении образования;

5. страховое свидетельство (в народе «зелёная карта»). Если для сотрудника это первое рабочее место, наниматель подаёт специальную форму (ПУ-1) для того, чтобы органы ФСЗН создали такую карточку.

Для отдельных категорий работников наниматель обязан запросить также и другие документы, а именно:

  • направление на работу для лиц, нуждающихся в соцзащите и не способных на равных условиях конкурировать на рынке труда; для лиц, впервые ищущих работу, в возрасте до 21 года и т.п.;
  • индивидуальную программу реабилитации (для инвалидов);
  • свидетельство о направлении на работу или справку о самостоятельном трудоустройстве (для выпускников после получения высшего или среднего специального образования);
  • медицинскую справку о состоянии здоровья (если её предъявление прямо предусмотрено законом).
     

Для того чтобы это определить, нужно детально изучить Постановление Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.04.2010 № 47, в котором указаны случаи проведения медосмотров при поступлении на работу.

Все лица моложе 18 лет принимаются на работу лишь после предварительного медицинского осмотра. Кроме того, некоторые категории работников при поступлении на работу должны пройти наркологический осмотр (бухгалтер, водитель автомобиля). Все должности указаны в Постановлении.

Наниматели при приёме работника могут запрашивать его характеристику у предыдущих работодателей. Её должны предоставить в течение 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

Это все документы, которые вы можете/должны запросить. Требование любых других документов при найме сотрудника запрещено законодательством.

За приём на работу без перечисленных выше документов предусмотрена административная ответственность (ст. 23.15 КоАП).

Документы, оформляемые при приёме на работу сотрудника к ИП либо юрлицу следующие:

  1. заявление о приеме на работу;
  2. трудовой договор (контракт);
  3. приказ о приёме на работу;
  4. запись в трудовую книжку (оформление трудовой книжки для лиц, впервые поступающих на работу);
  5. оформление личного дела работника;
  6. предоставление формы ПУ-2

1. Заявление о приёме на работу

Установленной формы заявления или его обязательных реквизитов в законодательстве нет. Заявление о приеме на работу – это выраженное письменно волеизъявление человека устроиться на работу именно к этому нанимателю, составленное в свободной форме.

Примерная форма заявления:

2. Трудовой договор (контракт)

Между ИП/юрлицом-нанимателем и работником заключается трудовой договор или контракт на согласованных условиях. Контракт — разновидность срочного трудового договора, но у него свои особенности. Поэтому рассмотрим преимущества и недостатки заключения трудового договора и контракта как для работника, так и для нанимателя.

Особенности заключения контракта для работника:

  • полагается дополнительный оплачиваемый отпуск до 5 календарных дней;
  • повышение тарифной ставки до 50%;
  • заработная плата должна выплачиваться не реже одного раза в месяц;
  • отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за один день до начала трудового отпуска.

Особенности заключения контракта для нанимателя:

  • можно прекратить трудовые отношения по истечению срока действия контракта, при этом работник не имеет права уволиться по собственному желанию;
  • досрочное расторжение договора происходит, как правило, или по соглашению сторон, или по инициативе нанимателя.

Бессрочный трудовой договор также предусматривает свои преимущества и (или) недостатки для каждой из сторон, его заключивших.

Особенности заключения договора для работника:

  • можно уволиться по собственному желанию, уведомив за один месяц об этом нанимателя в письменной форме;
  • заработная плата должна выплачиваться не менее 2 раз в месяц;
  • отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за два дня до начала трудового отпуска.

Особенности заключения договора для нанимателя:

— в отличие от работника наниматель лишен права прекратить трудовые отношения по своему желанию с уведомление об этом работника;

В трудовом договоре (контракте) обязательно должно быть предусмотрено следующее:

1. Данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (контракт). Как правило, указываются следующие данные о работнике: ФИО, идентификационный номер, паспорт и орган, выдавший его, адрес регистрации (проживания). Данные нанимателя, юридического лица, следует написать следующие: полное наименование юридического лица, ФИО и должность лица, действующего от имени юрлица, юридический адрес, УНП, банковские реквизиты. Наниматель-ИП указывает ФИО, УНП, адрес регистрации, банковские реквизиты.

2. Место работы с указанием структурного подразделения (отдел, управление, служба), в которое работник принимается на работу. Если работник принимается к ИП или юрлицу, которое в своей организационной структуре не имеет структурных подразделений, то достаточно будет указать только место работы, т.е. наименование юрлица/ИП.

3. Трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать официальным квалификационным справочникам.

Примерная формулировка для трудового договора (контракта):

«Наниматель принимает Работника на должность инженера-программиста в общество с ограниченной ответственностью «Ромашка».

N.B. Обратите внимание, что наименование профессии, должности работника должно соответствовать квалификационным справочникам. Указание должности (профессии), которая отсутствует в официальных квалификационных справочниках — нарушение трудового законодательства, административная ответственность за которое может наступить при условии, что такие действия нанимателя причинили вред работнику.

Приведём пример чаще всего встречающихся должностей в ИТ-сфере, названия которых соответствуют законодательству:

  • менеджер по информационным технологиям;
  • бизнес-аналитик;
  • инженер-программист (программист);
  • системный аналитик;
  • системный архитектор;
  • специалист по сопровождению программного обеспечения;
  • специалист по тестированию программного обеспечения;
  • тестировщик программного обеспечения.

4. Основные права и обязанности работника и нанимателя предусмотрены, в частности, статьи 11, 12, 53, 54, 55 ТК. Целесообразно указать права и обязанности нанимателя и работника в самом трудовом договоре (контракте).

5. Срок трудового договора (для срочных трудовых договоров) указывается в том случае, если стороны заключают срочный трудовой договор.

Отметим следующие разновидности:

  • трудовой договор на определёный срок не более пяти лет. При заключении такого трудового договора должен быть обоснован срок выполнения работы. Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учётом характера предстоящей работы или условий её выполнения. Например, если организации нужен работник на период проведения выставки c 01.01.2016 по 20.01.2016;
     
  • трудовой договор на время выполнения определенной работы. Речь идёт о ситуации, если наниматель не может точно определить дату окончания той или иной работы. Например, о разработке сайта и т.д.;
     
  • трудовой договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы. Например, для замены работника, который находится в декретном отпуске;
     
  • контракт.

6. Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя).

Как правило, общие правила режима труда и отдыха у нанимателя определяются в правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми наниматель обязан ознакомить работника при приеме на работу.

Примерная формулировка для трудового договора (контракта):

«Наниматель устанавливает Работнику в соответствии с законодательством следующий режим рабочего времени и времени отдыха:

- время начала рабочего дня: 09 часов 00 минут;
- время окончания рабочего дня: 18 часов 00 минут;
- перерыв для отдыха и питания: с 12-30 до 13-30;
- выходные дни: суббота и воскресенье.

Работнику предоставляется отдых во время государственных праздников, праздничных дней, установленных и объявленных Президентом Республики Беларусь нерабочими».

7. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Примерная формулировка для трудового договора (контракта):

«Работнику устанавливается должностной оклад, который составляет 1000 (тысячу) белорусских рублей. Работнику могут выплачиваться Нанимателем премии и иные поощрительные выплаты в соответствии с локальными нормативными правовыми актами, действующими у Нанимателя».

При заключении контракта не стоит забывать о дополнительных основаниях расторжения контракта и иных условиях, которые должны быть включены в контракт согласно законодательству. Подробнее с ними можно ознакомиться по ссылке.

На наш взгляд, все предусмотренные Декретом № 29 для контракта обязательные условия необходимо предусматривать в контракте в неизменном виде, без адаптации под конкретного работника, поскольку в Декрете № 29 эти условия прописаны как обязательные и отсутствуют оговорки, позволяющие изменять их содержание. При отсутствии обязательных условий в контракте, судом может быть вынесено решение о возложении на нанимателя обязанности привести условия контракта в соответствие с положениями Декрета № 29, других актов законодательства.

В случае причинения вреда работнику по причине отсутствия в трудовом договоре обязательных условий, а также включение в трудовой договор дополнительных условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным законом, должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин.

К дополнительным условиям трудового договора/контракта) (которые в законодательстве не предусмотрены как обязательные, но при желании нанимателя/работника их можно включить в трудовой договор/контракт), относят следующие:

А. Условие о предварительном испытании.

При отсутствии в трудовом договоре (контракте) условия о предварительном испытании считается, что работник принят без предварительного испытания.

Законодательством предусмотрены категории лиц, предварительное испытание которым при заключении трудового договора (контракта) не устанавливается:

  • работники, не достигшие восемнадцати лет;
  • молодые рабочие (служащие), получившие профессионально-техническое образование;
  • молодые специалисты, получившие среднее специальное, высшее или послевузовское образование;
  • инвалиды;
  • временные и сезонные работники;
  • при переводе на работу в другую местность либо к другому нанимателю;
  • при приёме на работу по конкурсу, по результатам выборов;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством (касаются лиц, назначаемых на должности при поступлении на госслужбу, в таможенные органы, органы и подразделения по чрезвычайным ситуациям и другие органы при определённых условиях.

Б. Условия, связанные с обучением работника.

Законодательством предусмотрено, что в трудовом договоре (контракте) могут быть указаны дополнительные условия срока обязательной работы после получения образования не меньше установленного договором, если обучение производилось за счёт средств нанимателя.

Целесообразно в трудовом договоре (контракте) прописать примерный перечень обучающих мероприятий (спефицику и направление обучения), а также основания прекращения трудовых отношений до истечения срока действия трудового договора (контракта), при которых работник будет обязан возместить нанимателю все расходы, связанные с обучением, в том числе как будет определяться размер возмещения расходов

В. Условия перехода прав на объекты интеллектуальной собственности (ОИС) и их использования.

На наш взгляд, в договоре стоит прописать положения, регулирующие отношения нанимателя и работника, связанные с правовой защитой ОИС, в том числе служебных произведений, созданных работником, а именно:

  • определить порядок перехода исключительных имущественных прав;
  • детально прописать исключительное право нанимателя на ОИС и то, как именно он может его использовать (в какой форме и какими способами);
  • закрепить согласие работника на использование нанимателем ОИС, в том числе на доработку, переработку, адаптацию, иным образом произведение изменений ОИС, созданных работником по заданию нанимателя;
  • указать, что работник не вправе требовать какого-либо вознаграждения за переход исключительного права на созданные объекты, кроме сумм, указанных в трудовом договоре (контракте) и др.

Г. Условия конфиденциальности и соблюдения коммерческой тайны.

В трудовом договоре (контракте) можно предусмотреть положения, регулирующие отношения нанимателя и работника, связанные с неразглашением коммерческой тайны.

Однако стоит отметить, что отдельные формулировки в трудовом договоре о защите коммерческой тайны приобретают юридическое значение только после установления режима коммерческой тайны у ИП или юрлица. Такой режим будет считаться установленным после определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны, и принятия совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности. По сути, для установления режима коммерческой тайны необходимо разработать определенный пакет документов.

3. Приказ о приёме на работу

Оформление приказа о приёме на работу осуществляется в соответствии с Постановлением Минюста, а также с СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Регистрационным индексом приказа по личному составу является регистрационный номер, дополненный буквой «К». Приказ о приёме на работу хранится 75 лет.

Примерная форма приказа:


4. Внесение записи в трудовую книжку работника

Трудовая книжка заполняется с учётом требований Инструкции о порядке ведения трудовых книжек.

Пример записи в трудовую книжку:

После приёма сотрудников, впервые поступивших на работу, наниматель обязан оформить на них: 

  • трудовую книжку.

При выдаче трудовой книжки работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение.

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется местными исполнительными и распорядительными органами по месту их нахождения или по месту жительства, а в Минске — местными администрациями районов по месту их нахождения или по месту жительства.

  • страховое свидетельство госстрахования, заполнив и подав в органы ФСЗН анкету застрахованного лица по форме ПУ-1.

Наниматель предоставляет форму ПУ-1 в течение 5 рабочих дней со дня принятия на работу физического лица, не имеющего свидетельства социального страхования.

5. Оформление личного дела работника

Личное дело — это свод документов со всеми имеющимися сведениями о работнике и его работе.

Общий порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённой Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 .

Образец титульного листа представлен ниже:

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов личного дела;
  • дополнение к личному листку по учёту кадров;
  • личный листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
  • заявление о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме на работу.

Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

6. Предоставление формы ПУ-2 (в отношении застрахованных лиц)

Наниматель в отношении застрахованных лиц, работающих по трудовому договору (контракту), заполняет и предоставляет форму ПУ-2 в орган ФСЗН один раз в квартал в течение месяца, следующего за отчётным кварталом. Форма ПУ-2 заполняется по застрахованным лицам на основании приказа о приеме на работу.

А что с соискателями-иностранцами?

Отдельно отметим, что в отношении иностранных граждан, не имеющих вида на жительство в Беларуси, порядок приёма на работу несколько другой. Их трудоустройство осуществляется согласно требованиям миграционного законодательства, в частности Закона «О внешней трудовой миграции».

При приёме на работу указанной категории иностранцев как к ИП, так и к юрлицу необходимо совершить следующие действия:

  1. Уведомить орган занятости по месту нахождения организации о наличии свободных мест (вакансий).
     
  2. Обратиться в Управление по гражданству и миграции своего района/города за оформлением специального разрешения, которое даёт иностранцу право работать у конкретного нанимателя в конкретной должности.

Подписать трудовой договор (контракт) с иностранцем, учитывая обязательные дополнительные условия (порядок, условия прекращения, изменения и продления трудового договора, условия переезда в Республику Беларусь, питания, проживания, медицинского обслуживания трудящегося-иммигранта), а также зарегистрировать его в течение месяца с момента его оформления в Управлении по гражданству и миграции, выдавшем специальное разрешение.

Если у юрлица работает более 10 иностранных граждан, то помимо процедур, описанных выше, нанимателю нужно получить разрешения на привлечение иностранной рабочей силы.

Обращаем внимание, что трудящиеся стран-участниц договора о Евразийском экономическом союзе могут свободно работать в государстве-члене ЕАЭС (Армения, Беларусь, Российская Федерация, Киргизия, Казахстан) без получения такого разрешения.

 

Также в проекте «Юрликбез айтишника» читайте:

  1. Как зарегистрировать ИП и юрлицо​
  2. Выбор системы налогообложения для ИТ-предпринимателей ​
  3. Основы ведения учёта для ИП, подача деклараций, ФСЗН
  4. Работа с зарубежными заказчиками, площадками, соцсетями
  5. Работа с иностранными контрагентами: экспорт
  6. Работа с иностранными контрагентами: импорт


 

Информация в статье действительна на день публикации, 29.07.2016.
Данные будут обновляться по мере изменений в законодательстве.

подписка на главные новости 
недели != спам
# ит-новости
# анонсы событий
# вакансии
Обсуждение